Pemimpin Hebat - Menyelesaikan Masalah

Pemimpin muda atau eksekutif baru banyak menghadapi masalah dalam pekerjaan. Saya sering mendengar masalah yang dihadapi oleh peserta kursus yang saya kendalikan. Peserta ini terdiri daripada eksekutif muda pengurusan dan profesional, 3 hingga 4 tahun dalam perkhidmatan awam. Setelah berpuluh kali menjadi fasilitator SSM Kenegaraan sejak dari tahun 2004. Saya merasa teruja untuk mendapatkan infomasi bagi membantu mereka ini. Hasilnya lahirlah blogger saya ( happysus.blogspot.com), Bukan nak menunjuk saya pandai atau hebat. Tidak sama sekali. Hidup kita kena belajar. Membaca adalah cara dan keadah yang paling cepat mendapat ilmu. Niat saya yang ikhlas membantu mereka yang seperti saya ketika mula masuk kerja sebagai eksekutif 13 tahun lalu.

Peserta ini ramai di antaranya yang lurus dan memang bersemangat untuk bekerja. Kebanyakan masalah mereka adalah berkaitan dengan hubungan interpersonal dengan ketua dan kakitangan. Jadi saya tidak tahu cara lain yang dapat membantu orang yang senasib dengan saya ini. Mungkin dengan maklumat dalam blogger saya ini dapat memberi sedikit tips yang berguna untuk mereka dan anda.

Menurut kamus dewan masalah boleh didefinasikan sebagai sesuatu yang memerlukan penyelesaian atau yang memerlukan jawapan. Sandy Pokras seorang perunding dan pengurus latihan komunikasi menyatakan masalah adalah suatu dilema yang tidak mempunyai jalan keluar yang jelas.

Saya tertarik dengan teknik penyelesaian masalah yang dibuat oleh Sandy Pokras "menyelesaikan masalah dan membuat keputusan secara sistematik". Beliau mengariskan enam langkah penyelesaian masalah. Pengenalpastian masalah, melebel masalah, analisis punca masalah, penyelesaian pilihan, membuat keputusan dan merancang tindakan.

Pengenalpastian masalah. Proses ini adalah mengumpul maklumat untuk mengenalpasti masalah. Banyak keadah boleh digunakan untuk mengumpul maklumat. Misalnya melalui borang soal selidik/ maklum balas, temuduga, maklumat statistik, tinjauan kerja, penyelidikan, brainstoming dan lain-lain.

Melebel masalah. Melebel masalah adalah satu cara yang dapat menjawab dan mengakui bahawa perkara ini atau itu adalah masalahnya. Masalah bagi majikan bukan masalah kepada pekerja. Masalah kepada pekerja bukan masalah kepada majikan. Lebel akan dapat menerangkan bagaimana perkara dipengaruhi oleh masalah, apa yang perlu diubah dan skop masalah. Empat perkara yang ditekankan dalam label masalah seperti Analisis Data ( Tanda-tanda | jenis | unit ukuran ), Brain stoming iaitu menyenaraikan semua masalah yang dihadapi, menganalisis bidang kuasa adalah satu proses menganalisa apa yang anda mahu dan apa yang anda harapkan dan halangan daripada mencapainya. Akhir sekali menganalisa kata kunci iaitu keadah menerangkan perkataan atau konsep yang penting atau dipertikaikan. Maknanya komunikasi adalah penting untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Ini mungkin disebabkan perbezaan pendapat atau istilah disini kata kunci yang berbeza.

Analisa punca masalah. Sebelum membuat keputusan punca masalah perlu diketahui. Beberapa teknik untuk menyelesai masalah telah diberi oleh Pokras iaitu brainstoming, analisa positif/negatif ia digunakan supaya kita dapat menyenaraikan penyebab yang menyebabkan masalah. Mencarta maklumat yang tidak diketahui adalah mencari fakta yang tersembunyi iaitu apa yang kita tidak tahu tentang masalah tersebut, analisa kronologi adalah merekodkan masalah dari mula masalah itu timbul dengan membuat satu garis masa (masa dahulu hingga sekarang) yang menyatakan peristiwa berkaitan masalah, masalah timbul dan perubahan dan analisa mengapa ia telah saya bincang dalam artikel lalu.

penyelesaian pilihan iaitu menyenaraikan semua pilihan penyelesaian dan membuat keputusan ( cara membuat keputusan menggunakan pendekatan berikut:-

1. Perbincangan tidak formal merupakan permulaan penting untuk membuat keputusan,
2. Membuat senarai dan menyemak untuk melihat pilihan yang dikeluarkan daripada senarai,
3. Membuat pertimbangan kepada maklumat seperti maktlumat organasasi, jabatan, pelan pelaksanaan dan lain-lain.
4. Mempertimbangkan akbiat seperti kos, risiko, feadah dan ganjaran. membuat senarai semak keutamaan (merupakan cara terbaik, paling praktikal, kebolehpecayaan, teruji dan terbukti, risiko paling rendah peluang berjaya tinggi dan kebolehan pekerja mengerjakannya).

Perancangan tindakan. Mengikut undang-undang Murphy, tidak kira apa perancangan yang telah dibuat dengan teliti dan rapi, anda harus mempunyai pelan luar jangka untuk menghadapi apa-apa masalah. Sebarang perancangan tindak harus mendatangkan feadah dan mempunyai kelebihan perancangan.

Membuat keputusan

Setelah perancangan dibuat, anda kena buat keputusan. Ada bermacam-macam cara untuk membuat keputusan. Ramai di antara membuat keputusan dengan gerak hati. Setakat mana anda nak mempercayainya, kemahiran menggunakan keadah ini biasanya digunakan oleh mereka yang lebih berpengalaman. Sedar atau tidak ramai daripada kita membuat keputusan penting dalam hidup menggunakan gerak hati. Keyakinan membuat keputusan dan keberanian mengakui kesilapan adalah satu proses pembelajaran. Sebarang kesilapan berulang pasti akan mengugat keyakianan anda. Jika anda membuat analisa Kronologi di atas pemasalahan, kesilapan ini dapat dikurangkan. Ramai juga dari kita yang suka lari dari masalah. Pasti masalah tidak akan selesai. Ramai yang lari dari masalah sering menyatakan mereka hanya lari dari masalah untuk sementara waktu sahaja. Mereka akan mengumpul kekuatan untuk melawan masalah tersebut.

artikel Penyelesaian masalah

_____________________________________________________________________________________
buku lain yang boleh dibaca

Ahmad Amin Mohamad Sulaiman, (2006). "Membuat keputusan - Panduan Aplikasi Harian", Dewan Bahasa & Pustaka
Sabitha Marican, (2005)." Membentuk suasana kerja positif" Siri pengajian dan pendidikan utusan.