Pemimpin Hebat - Menyelesaikan Masalah

Pemimpin muda atau eksekutif baru banyak menghadapi masalah dalam pekerjaan. Saya sering mendengar masalah yang dihadapi oleh peserta kursus yang saya kendalikan. Peserta ini terdiri daripada eksekutif muda pengurusan dan profesional, 3 hingga 4 tahun dalam perkhidmatan awam. Setelah berpuluh kali menjadi fasilitator SSM Kenegaraan sejak dari tahun 2004. Saya merasa teruja untuk mendapatkan infomasi bagi membantu mereka ini. Hasilnya lahirlah blogger saya ( happysus.blogspot.com), Bukan nak menunjuk saya pandai atau hebat. Tidak sama sekali. Hidup kita kena belajar. Membaca adalah cara dan keadah yang paling cepat mendapat ilmu. Niat saya yang ikhlas membantu mereka yang seperti saya ketika mula masuk kerja sebagai eksekutif 13 tahun lalu.

Peserta ini ramai di antaranya yang lurus dan memang bersemangat untuk bekerja. Kebanyakan masalah mereka adalah berkaitan dengan hubungan interpersonal dengan ketua dan kakitangan. Jadi saya tidak tahu cara lain yang dapat membantu orang yang senasib dengan saya ini. Mungkin dengan maklumat dalam blogger saya ini dapat memberi sedikit tips yang berguna untuk mereka dan anda.

Menurut kamus dewan masalah boleh didefinasikan sebagai sesuatu yang memerlukan penyelesaian atau yang memerlukan jawapan. Sandy Pokras seorang perunding dan pengurus latihan komunikasi menyatakan masalah adalah suatu dilema yang tidak mempunyai jalan keluar yang jelas.

Saya tertarik dengan teknik penyelesaian masalah yang dibuat oleh Sandy Pokras "menyelesaikan masalah dan membuat keputusan secara sistematik". Beliau mengariskan enam langkah penyelesaian masalah. Pengenalpastian masalah, melebel masalah, analisis punca masalah, penyelesaian pilihan, membuat keputusan dan merancang tindakan.

Pengenalpastian masalah. Proses ini adalah mengumpul maklumat untuk mengenalpasti masalah. Banyak keadah boleh digunakan untuk mengumpul maklumat. Misalnya melalui borang soal selidik/ maklum balas, temuduga, maklumat statistik, tinjauan kerja, penyelidikan, brainstoming dan lain-lain.

Melebel masalah. Melebel masalah adalah satu cara yang dapat menjawab dan mengakui bahawa perkara ini atau itu adalah masalahnya. Masalah bagi majikan bukan masalah kepada pekerja. Masalah kepada pekerja bukan masalah kepada majikan. Lebel akan dapat menerangkan bagaimana perkara dipengaruhi oleh masalah, apa yang perlu diubah dan skop masalah. Empat perkara yang ditekankan dalam label masalah seperti Analisis Data ( Tanda-tanda | jenis | unit ukuran ), Brain stoming iaitu menyenaraikan semua masalah yang dihadapi, menganalisis bidang kuasa adalah satu proses menganalisa apa yang anda mahu dan apa yang anda harapkan dan halangan daripada mencapainya. Akhir sekali menganalisa kata kunci iaitu keadah menerangkan perkataan atau konsep yang penting atau dipertikaikan. Maknanya komunikasi adalah penting untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Ini mungkin disebabkan perbezaan pendapat atau istilah disini kata kunci yang berbeza.

Analisa punca masalah. Sebelum membuat keputusan punca masalah perlu diketahui. Beberapa teknik untuk menyelesai masalah telah diberi oleh Pokras iaitu brainstoming, analisa positif/negatif ia digunakan supaya kita dapat menyenaraikan penyebab yang menyebabkan masalah. Mencarta maklumat yang tidak diketahui adalah mencari fakta yang tersembunyi iaitu apa yang kita tidak tahu tentang masalah tersebut, analisa kronologi adalah merekodkan masalah dari mula masalah itu timbul dengan membuat satu garis masa (masa dahulu hingga sekarang) yang menyatakan peristiwa berkaitan masalah, masalah timbul dan perubahan dan analisa mengapa ia telah saya bincang dalam artikel lalu.

penyelesaian pilihan iaitu menyenaraikan semua pilihan penyelesaian dan membuat keputusan ( cara membuat keputusan menggunakan pendekatan berikut:-

1. Perbincangan tidak formal merupakan permulaan penting untuk membuat keputusan,
2. Membuat senarai dan menyemak untuk melihat pilihan yang dikeluarkan daripada senarai,
3. Membuat pertimbangan kepada maklumat seperti maktlumat organasasi, jabatan, pelan pelaksanaan dan lain-lain.
4. Mempertimbangkan akbiat seperti kos, risiko, feadah dan ganjaran. membuat senarai semak keutamaan (merupakan cara terbaik, paling praktikal, kebolehpecayaan, teruji dan terbukti, risiko paling rendah peluang berjaya tinggi dan kebolehan pekerja mengerjakannya).

Perancangan tindakan. Mengikut undang-undang Murphy, tidak kira apa perancangan yang telah dibuat dengan teliti dan rapi, anda harus mempunyai pelan luar jangka untuk menghadapi apa-apa masalah. Sebarang perancangan tindak harus mendatangkan feadah dan mempunyai kelebihan perancangan.

Membuat keputusan

Setelah perancangan dibuat, anda kena buat keputusan. Ada bermacam-macam cara untuk membuat keputusan. Ramai di antara membuat keputusan dengan gerak hati. Setakat mana anda nak mempercayainya, kemahiran menggunakan keadah ini biasanya digunakan oleh mereka yang lebih berpengalaman. Sedar atau tidak ramai daripada kita membuat keputusan penting dalam hidup menggunakan gerak hati. Keyakinan membuat keputusan dan keberanian mengakui kesilapan adalah satu proses pembelajaran. Sebarang kesilapan berulang pasti akan mengugat keyakianan anda. Jika anda membuat analisa Kronologi di atas pemasalahan, kesilapan ini dapat dikurangkan. Ramai juga dari kita yang suka lari dari masalah. Pasti masalah tidak akan selesai. Ramai yang lari dari masalah sering menyatakan mereka hanya lari dari masalah untuk sementara waktu sahaja. Mereka akan mengumpul kekuatan untuk melawan masalah tersebut.

artikel Penyelesaian masalah

_____________________________________________________________________________________
buku lain yang boleh dibaca

Ahmad Amin Mohamad Sulaiman, (2006). "Membuat keputusan - Panduan Aplikasi Harian", Dewan Bahasa & Pustaka
Sabitha Marican, (2005)." Membentuk suasana kerja positif" Siri pengajian dan pendidikan utusan.

Pemimpin Hebat - Memahami Politik Pejabat

Sebagai eksekutif muda anda sering berdepan dengan masalah ini. Politik pejabat sering digambarkan sebagai suatu yang menganggu pekerjaan anda. Anda kena melaluinya jika ada berada di dalam pejabat atau persekitaran yang ada politik pejabat. Samsuddin Wahab dalam bukunya yang bertajuk Mengurus & mentadbir pejabat telah memetik tulisan Stephen P. Robbins, menyatakan politik pejabat boleh dibahagikan kepada dua iaitu tingkahlaku manusabah dan tidak manusabah. Rungutan terhadap ketua, melanggar tatasusila hierarki jawatan, tidak patuh kepada arahan dan dasar dan membentuk pakatan adalah tingkahlaku manusabah. Sabotaj, whistle-blowing (seseorang yang memberitahu orang lain kepada pihak yang berkuasa tentang perkara yang tidak sihat berlaku ditempat kerja) dan protes simbolik. Samsuddin Wahab menyatakan faktor penyumbang politik pejabat adalah individu dan organasasi. Antara ciri-ciri individu ini adalah berani menonjol kuasa diri dalam melakukan sesuatu yang ekstrem dalam organasasi, tidak perduli perasaan orang lain, mempunyai menonjol diri yang tinggi dan mempunyai keyakinan menguasai persekitaran organasasi mereka. Politik pejabat akan mengakibatkan banyak permainan politik yang melibatkan aktiviti yang tidak beretika kerana banyak pembohongan dan fitnah yang tidak terkawal. Ini sudah tentu menjejaskan kuatiti keseluruhan organasasi.

Faktor yang membolehkan anda bertahan dalam politk pejabat adalah berakhlak yang mulia (moral), dayafikir yang matang, kedudukan anda, perancangan yang berhati-hati, maklumat yang lengkap/ sempurna, keputusan tegas dan cepat dan tindakan tepat pada masanya. Banyak perkara yang harus difikir sebelum terlibat dalam politik pejabat. Seringkali kelemahan eksekutif baru atau yang lama dalam menangani politik pejabat adalah kegagalan membuat penilaian situasi. Sun Tzu mengariskan tiga perkara dalam membuat pernilaian situasi Faktor diri, faktor musuh dan faktor persekitaran.

Faktor diri dan musuh hendaklah diambilkira dari segi analisa kekuatan dan kelemahan. Siapa yang lebih kuat dan mempunyai keupayaan dan berupaya melaksanakan arahan. Membuat jangkaan tepat tentang peluang berjaya dan gagal adalah sangat penting.

Faktor diri

Jika anda tahu kekuatan diri anda, tidak mustahil anda akan berjaya dalam mengharungi politik pejabat. Cuba anda fikirkan apakah kekuatan yang ada dikepala anda, maksud saya otak atau akal fikiran. Anda boleh senaraikankan, contohnya saya seorang yang mempunyai semangat yang tinggi, suka menolong orang lain, berfikiran positif dan lain-lain lagi. Seterusnya senaraikan kekuatan hati dan tangan anda. Setelah mengetahui kekuatan ini anda perlu tahu kekuatan dalaman anda. Jika anda tidak mudah dipengaruhi oleh orang lain dan anda boleh membuat pertimbangan sendiri tanpa dipengaruhi oleh orang lain maka anda dikatakan mempunyai kekuatan dalaman. Sejauh mana kekuatan itu anda saja yang tahu. Antara perkara lain yang harus ada adalah cekap, berani, jujur, boleh dipercayai, matang, mahir, bijak, tegas, berdisplin dan adil. Adakah anda berupaya melawan? Adakah anda mempunyai pasukan atau orang yang akan membantu? Adakah anda berada dalam situasi dapat memberi arahan dan melaksanakan undang-undang yang berkesan? Adakah anda dapat mengenakan denda atau hukuman?

Faktor musuh

Kalau tidak ada musuh jangan cari musuh. Ada pepatah menyatakan 'hanya satu alasan mengapa musuh anda tidak dapat menjadi kawan anda, iaitu anda sendiri'. 'Musuh kita adalah sahabat kita, kerana dialah yang menunjukkan kesalahan kita ' (Nabi Muhammad s.a.w.). Mengenal siapa yang menjadi musuh anda dan mereka yang berpotensi membenci anda. Mereka ini adalah yang tidak suka anda naik. Apa kekuatan mereka? Dari mana kekuatan itu datang? jawatan mereka? keupayaan mereka mempengaruhi? Siapa sahabat-sahabat mereka? Adakah dia seorang yang dikatakan penting di pejabat anda. Soalan ini anda harus jawab sendiri. Anda juga perlu mengkaji kelemahan musuh anda.

Faktor persekitaran

Bagi faktor persekitaran, analisis peluang dan ancaman perlu di buat. Siapa yang lebih berpengaruh, siapa yang dapat feadah dan kepentingan. Faktor ini juga penting untuk anda bertindak atau tidak. Anda kena tahu peluang dan ancaman yang anda akan hadapi dari persekitaran anda. Ancaman dari manusia, undang-undang dan kerja. Apa yang anda mendapat feadah dan kepentingan jika terlibat dalam politik pejabat. Suasana pejabat anda, pejabat yang aman dari politik pejabat adalah impian semua. Kaji keadaan pejabat anda adakah ia cepat berubah macam cuaca? Umpamnya budaya kerja, hubungan antara manusia, semangat kekitaan, hormat menghormati dan banyak khabar angin dan fitnah disana-sini. Beberapa perkara lain juga perlu diambil kira seperti undang-undang pejabat, peraturan yang nyata dan tidak nyata. Ada peraturan yang yang dibuat tidak tertulis dan sudah menjadi budaya kerja sesuatu pejabat.

Perlu anda terlibat

Anda kena tahu, adakah anda hendak terlibat dalam politik pejabat atau tidak. Fikirkan beberapa perkara seperti feadah nyata, kemungkinan kemenangan, sebagai tindakan terakhir dan kekebalan pertahanan. Sekira anda tidak bersedia terlibat dalam politik pejabat. Jalan yang paling selamat adalah membuat persediaan dengan perteguhkan pertahanan dan memperkukuhkan sumber iaitu ilmu dan pengaruh. Dan, sekiranya anda terpaksa terlibat dalam politik pejabat anda akan memula memikirkan strategi dan arahtuju anda.

artikel berkaitan strategi

membina pertahanan

mengetahui keadah risikan

panduan-naik-pangkat

cara-menguasai orang penting